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Créer une archive Outlook

Un des problèmes que l’on rencontre le plus souvent avec une boîte de messagerie est celui de la limite du stockage. Il arrive un moment où nous sommes obligés de trier, de faire de la place. Afin de vous organiser une bonne fois pour toute, vous pouvez créer une archive Outlook. Ce système d’archivage vous permet de faire de la place dans votre boite mail et d’y voir plus clair. Nous allons donc voir dans cet article comment faire une archive Outlook.

Dans un premier temps, vous devrez connaître la taille totale de votre boite mail. En effet les archives ne sont pas conservées sur votre serveur de messagerie Outlook mais sur l’espace de stockage de votre ordinateur. Il vous sera donc utile de savoir quelle place les dossiers d’archives prendront sur votre ordinateur.

Pour cela : allez dans fichier, outils de nettoyage, nettoyer la boîte aux lettres, afficher la taille de la boîte aux lettres.

Vous avez ensuite deux méthodes pour créer une archive Outlook.

Comment faire une archive Outlook
Extrait de la formation Outlook

Faire une archive manuelle sur Outlook :

Cette méthode vous permet de créer une archive Outlook manuellement et de choisir exactement chaque paramètre d’archivage. Nous vous conseillons de choisir cette option manuelle, si vos fichiers sont de grandes tailles. Voici comment faire une archive Outlook manuellement :

Selon le type de document, le délai d’archivage n’est pas le même. Ces délais sont normalement soumis à des réglages par défaut, que vous pouvez modifier quand vous créer une archive Outlook.

Voici les délais proposés par défaut :

Faire une archive automatique sur Outlook :

Grâce à cette option vos mails seront automatiquement envoyés dans des archives, passé le délai que vous avez prédéfini. Créer une archive en automatique vous sera très utile sur le long terme.

Pour accéder aux paramètres d’archivage et créer une archive Outlook automatiquement :

Choisissez parmi les paramètres suivants puis cliquez sur ok :

L’avantage est que vous pouvez appliquer toutes ces options à tous vos dossiers.

Vous pouvez aussi créer une archive Outlook pour tous les dossiers : notes, calendrier, tâches, messagerie, sauf le dossier contact.

Comment créer une archive outlook

Pour conclure : créer une archive Outlook

L’archivage vous permet de gagner de la place sur votre messagerie, tout en conservant vos mails les plus utiles. Ces archives ne sont pas présentes sur le logiciel même, mais le seront sur votre ordinateur. À partir du moment où vous archivez un message sur Outlook, il n’est plus accessible sur le logiciel Outlook.

Créer une archive Outlook ne vous prendra que très peu de temps et vous permettra de mieux vous retrouver dans votre messagerie. En conservant les mails les plus récents, vous serez plus concentré et à jour dans votre travail.

Cet archivage vous permettra d’être mieux organisé sur le long terme. Vous n’aurez plus besoin de trier et ranger vos documents un par un : une fois l’archivage automatique activé vous n’aurez presque plus rien à faire. Vous savez désormais comment faire une archive sur Outlook. Pour connaître d’autres astuces comme celle-ci, découvrez notre formation Outlook.

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8 septembre 2021
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